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3 过程2-实施采购
3.1 问题
| 4W1H | 过程 |
|---|---|
| 做什么 | 获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程作用：选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议。本过程的最后成果是签订的协议，包括正式合同。 |
| 为什么做 | 实际进行采购 |
| 谁来做 | 组织中的职能部门或项目经理什么时候做 执行时做 |
| 如何做 | 专家判断、广告、投标人会议、数据分析（建议书评估）、人际关系与团队技能（谈判） |
| 主要成果 | 应结合招投标流程去写，重点描写招标文件的内容以及怎么样选定的卖方。例1：写招投标，重点描写招标文件的内容，有哪些采购项，他们的关键性能指标是什么，评分标准是什么，为什么这样制订评分标准，当时主要考虑的是什么，也可以结合招投标的流程去写。例2：如果不需要招投标，某些服务（在线网站监测、数据库审计，安全态势感知）等这些安保类服务，我们具体购买的那个厂家的，购买时选定的套餐是什么。这类商品因为知名厂商只有那么几个，所以不要写招标了，直接写购买了谁的XX产品服务，具体包含那些服务项。例3：以专家身份参与决策，比如某某采购项，采购部给我们的反馈是同时合适的供应商有几家。他们供应的产品套餐不一样（核心商品一样），价格也不一样，你以专家的身份去判断，究竟选哪个，为什么要选这家，说详细说明白 |
3.2 输入输出和工具技术
| 组 | 过程 | 输入 | 工具和技术 | 输出 |
|---|---|---|---|---|
| 执行 | 2.实施采购 | 1.项目管理计划（范围管理计划、需求管理计划、沟通管理计划、风险管理计划、采购管理计划、配置管理计划、成本基准）2.项目文件（需求文件、项目进度计划、风险登记册、干系人登记册、经验教训登记册）3.采购文档4.卖方建议书5.事业环境因素6.组织过程资产 | 1.专家判断2.广告3.投标人会议4.数据分析（建议书评估）5.人际关系与团队技能（谈判） | 1.选定的卖方2.协议3.变更请求4.项目管理计划更新（需求管理计划、质量管理计划、沟通管理计划、风险管理计划、采购管理计划、范围基准、进度基准、成本基准、）5.项目文件更新（经验教训登记册、需求文件、需求跟踪矩阵、资源日历、风险登记册、干系人登记册）6.组织过程资产（更新） |
3.3 范例
【范例1】
实施采购就是根据采购管理计划，进行项目的招投标，选择最合理的供应商并签订合同的过程。因此我带领团队以采购管理计划、自制外购决策、采购工作说明书和卖方建议书为依据，综合采用了广告、投标人会议、建议书评价技术、采购谈判等方法来进行招标采购。首先我们按照采购管理计划中的规定，在公司指定的网站上发布了招标公告，规定开标日期为25天后。一周内共有6家销售商与我公司采购部门联系，经过审核，6家均符合所要求的资质，列入合格意向书中。其次，在开标前我们邀请了所有合格卖方召开了投标人会议，会上我们对显示屏的参数、性能要求等做了详细的描述，也澄清了招标文件中存在的疑问，并组织踏勘了项目现场。再次，按照采购管理计划中的规定，我和4位专家共5人组成了评标小组。在开标当天我们收取了卖方的建议书，根据采购管理计划汇总约定的供方选择标准进行逐个打分，再通过加权系统计算出了各个销售商的总分。最后根据总分最高的原则确定了卖方。
评标结束3天后，我们还与卖方进行了采购谈判，进一步明确了合同的条款，比如考虑到项目资金限制平衡和显示屏的质量问题，我们商定货品验收后支付合同款的50%，使用2个月之后无质量问题，再支付剩余的50%，显示器要求合同签订后30天内到货，卖方提供安装大屏服务等内容。最后才签订了采购合同。
【范例2】
实施采购管理是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。本过程的最后成功是签订的协议，包括正式合同。首先我们在X省公共资源交易中心登记了相关招标信息，发布了招标公告。我们成立了评标委员会，评标委员会设置有5人组成，其中包括技术方面专家3名、经济方面专家1名、我公司管理人员1名。在招标文件中我们制定了资格审查内容、评标标准、设备参数要求、质量要求等内容。我们举行投标人会议，确保所有潜在投标人对采购要求都有清晰且一致的理解。投标截止之日共收到5家供应商的标书，经过资格审查共有4家符合要求。开标截止日期刚过，有一家供应商想要递交标书，尽管这家供应商与我们之前有过良好合作，但是已经过了投标截止时间，仍然被我们拒收了。开标现场，评标委员会根据招标文件内规定的评标办法对4家符合条件的供应商进行打分。其中甲公司、乙公司资质一样，技术相差不大，但是甲公司类似业绩多，报价也低。丙公司、丁公司资质相对低，业绩也少。评标委员会对总分进行排名，甲公司排名第一，乙公司排名第二，丁公司排名第三。评标委员会推荐了排名第一的甲公司做为供应商。我们随后和A公司进行了谈判，确认了对方完全按照投标文件要求供货，无异议后，我们在省公共资源交易中心平台进行公示3天，并将中标结果通知了未中标单位。公示结束后，30天内，我们与甲公司签订了采购合同。根据招标文件要求，为了确保采购合同顺利执行，甲公司也缴纳了履约保证金20万元。
【范例3】
实施采购是获取卖方应答、选择卖方并与之签订合同的过程。本项目中，我们根据采购管理计划、采购文档，进度计划、成本基准等文件确定电子签章模块外包给合作名录中的企业开发，硬件主要是通过公开招标的方式进行采购。首先我们通过**市的公共资源交易平台登记了相关招标信息，发布了招标公告及招标文件，招标文件包含项目的技术要求、投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。同时我们还遵守了自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于二十日的要求。后期，我们成立了评标委员会，评标委员会由5人组成，其中包括技术方面专家3名、经济方面专家1名、我公司管理人员1名。截止投标之日，共收到6家供应商的投标文件，经过资格审查共有5家符合要求。开标时又有一家供应商想要投标，但是由于已经过了投标截止时间，被我们依法拒收了。开标后，评标委员会对5家符合条件的供应商进行综合打分，根据打分结果，评标委员会推荐了A公司做为中标供应商，并发出中标通知书。确定供应商后，我们尽快与之签订了采购合同。根据招标文件要求，为了确保采购合同顺利执行，我们要求供应商缴纳了10%的履约保证金。