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当下,合规管理已成为企业必修的一门学问。无论是上市公司还是民营企业,都面临着日益严苛的监管合规要求。然而,许多企业在在应对频繁更新的合规要求时,仍然手忙脚乱,合规工作参差不齐。
专家分析认为,企业合规困境的主要症结在于,业务运转过程中产生了大量证明文件,但企业对其没有建立系统的内容组织和管理。这成为导致企业在需提供合规证据时受阻的重要因素。
文件管理混乱，导致合规证据难寻
企业业务产生和流转大量文档,如果管理不善,经常会出现文件查找困难、关键记录遗失的情况,无法提供充分的业务证明。
比如,财务部门存放历年来的财务记录,涉及庞大的纸质和电子文档。但是文档分类存放不规范,相关人员调动频繁,导致需要核对的原始单据难以被及时找到,给审计合规造成困难。再比如,业务部门进行客户服务与业务处理时无法快速调阅客户历史信息、服务记录等,无法回溯核实操作合规性。
业务流程不规范，难以形成完整证据
业务流程不够规范化,员工操作习惯不统一,导致重要业务步骤无法形成标准完整的记录。
以研发项目管理为例,项目立项、执行、验收等关键节点缺乏规范化的文档和数据格式,研发人员更依赖个人工作习惯保留部分证明材料。但是这些证明材料既不完整也缺乏标准化,很难满足项目合规审查的要求。再如,客户服务流程缺乏完整记录客户问题与对应服务操作,一旦发生服务质量争议无法提供充分证据。
跨部门文件共享困难，难以达成全面合规
不同部门之间文件共享与协同不够,文件传递不及时,使企业无法整体满足合规要求。
例如企业采购部门与财务部门之间业务串联度不高,采购合同、验收报告等文件在双方间传递不畅通,导致采购业务的合规性检查无法进行。此外,企业内部各业务系统高度割裂也造成信息孤岛,增加合规管理的难度。
文件版本控制混乱，数据追溯困难
文件版本迭代频繁,但没有很好的版本控制,容易造成文件混淆。比如,研发部门的产品说明书多次修改后文档版本错乱,一旦需要核查初期产品描述与后期不匹配的情况,将难以找回正确版本的说明书。同时大量纸质文档也面临遗失风险,如印刷版合同原件在传递过程中丢失,后续无法提供审计或法务审查所需的原始文件。
企业合规管理面临文件混乱、业务流程不规范、跨部门不共享和文件版本失控等困境,严重制约企业顺利通过合规审查。
4步改善企业合规管理
合规管理对企业发展至关重要。本文将介绍4个简单实用的方法,帮助企业完善合规体系,确保合规工作落到实处。遵循这些要点,企业就能逐步解决合规管理过程中的种种难题。
1.内容智能管理，提升合规效率
道可维斯通过集成业务系统，对企业业务系统的文件进行集中管理；支持本地上传、扫描上传等多方式全方位地对企业文件进行管理；同时还对文件进行分类标签管理，实现全文智能搜索。员工可以快速检索需要的文档,大大节省合规审查时间。
比如,财务部门可以建立按时间序和文档类型编制的财务档案系统,轻松获取原始单据。业务部门也可以通过客户名称、服务类型等信息快速调阅客户档案。
2.数字化业务全链条，确保合规证据完整性
道可维斯通过全面管理业务内容，包括业务前的准备文件、业务中形成的运行数据以及业务后的记录档案，同时建立文件之间的关联关系,可以穿透查找完整的证据材料。这确保了业务的每一个环节和操作步骤都形成可追溯的数字化记录,为项目合规审查提供了可靠证明。
以研发流程为例,内容管理软件可以建立项目全生命周期的文档模板,从立项到验收每一个阶段都自动生成标准文档,同时将研发数据如测试报告等关联,作为项目合规的证明依据。
3.全生态信息共享，支撑端到端业务合规
道可维斯打通信息孤岛，实现了业务部门、财务部门、税务部门的数据有效共享,使业财税数据一体化,大幅提升企业合规水平。同时还支持还支持与外部企业系统对接,实现上下游企业之间的文档共享,支撑整个业务生态链条的端到端合规性。
例如, 如采购系统与供应商系统对接,采购订单、入库单等可直接共享给供应商,使全流程信息畅通,确保端到端业务合规开展。
4.权限精细化管理，保护企业信息安全
道可维斯通过精细化的权限管理建立内容安全访问机制,文件只允许授权人员查阅和操作,避免敏感信息泄露给无关人员,从而降低企业合规风险。同时,软件也可设置复杂度高的访问权限控制流程,对高敏感度文件增加审批环节。这样,企业可以保护涉及隐私或关键业务的信息安全。
例如只有集团财务总监才能浏览所有子公司的财务报表,保证信息安全。同时可设置复杂审批流程,对高敏感文件增加总经理多级审批,确保信息安全。
总之，企业数字化转型面临诸多合规风险,要实现业务规范化和信息安全化,必须重视内容管理。选择匹配企业实际需求的企业管理软件,广泛应用到各业务环节,构建标准化业务流程,实现信息可追溯和安全控制,是企业实现数字化转型的重要基石。企业内容管理软件的选型与应用,关乎企业数字化建设成败。
道可维斯有13年专注企业内容管理的经验,已经服务超过200+大中型企业客户。企业可选择适配自身业务场景的道可维斯解决方案,深入应用到业务流程中,有效降低合规风险,确保业务规范化和信息安全化,助力企业数字化转型。欢迎留言、私信与我们交流。